33 câu hỏi đáp về hoá đơn tự đặt, tự in

[minhlebk]

Quản lý sử dụng hoá đơn tự in, đặt in theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ sẽ mang lại quyền tự chủ cho tổ chức, cá nhân trong sản xuất và kinh doanh. Nhưng, việc sử dụng hoá đơn tự in, đặt in của người nộp thuế vẫn gặp phải không ít những khó khăn. Dưới đây là một số vướng mắc thường gặp của các tổ chức cá nhân trong quản lý, sử dụng hoá đơn in, đặt in theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ.


Giải đáp vướng mắc về hoá đơn tự đặt, tự in

1. Câu hỏi: Đơn vị chúng tôi là tổ chức không kinh doanh, nhưng vừa qua có bán một số hàng hoá thì có phải lập hoá đơn không? Nếu chúng tôi phải lập hoá đơn thì theo nguyên tắc nào?
Trả lời: Trường hợp tổ chức không kinh doanh, nhưng có bán hàng hoá thì vẫn phải lập hoá đơn và giao cho người mua hàng hóa như đối với đơn vị kinh doanh khác. Việc lập hoá đơn khi bán hàng hoá của tổ chức không kinh doanh phải theo đúng nguyên tắc đã được hưóng dẫn tại điểm Khoản 1a, Điều 14, Chương III Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính.

2. Câu hỏi: Công ty Hải Đăng dùng hàng hoá tự sản xuất để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu; hoặc để cho, biếu, tặng, trao đổi...thì có phải lập hoá đơn không? Việc lập hoá đơn trong trường hợp này như thế nào?
Trả lời: Công ty Hải Đăng phải lập hóa đơn khi dùng hàng hóa của mình để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu; hoặc để cho, biếu, tặng, trao đổi...kể cả trường hợp trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ. Việc lập hoá đơn đối với hàng hoá để khuyến mại, quảng cáo, để cho, biếu, tặng, tiêu dùng nội bộ...cũng như đối với trường hợp Công ty Hải Đăng bán hàng hoá. Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đúng nguyên tắc quy định tại Khoản 1b, Điều 14, Chương III Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính.

3. Câu hỏi: Tổng công ty A có phân cấp thành nhiều bộ phận quản lý kinh doanh và đếu có nhu cầu lưu giữ hoá đơn, chứng từ. Vậy Tổng công ty A có được sử dụng loại hoá đơn gồm nhiều liên hay không? Nội dung và cách thức ghi trên hoá đơn nhiều liên như thế nào? Có nhất thiết phải dùng bút bi khi lập hoá đơn không?

Trả lời: Theo quy định tại Khoản 1c, Điều 14, Chương III Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì Tổng công ty A có thể sử dụng hoá đơn gồm nhiều liên, nhưng ít nhất phải có 2 liên. Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên, nội dung lập trênhóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.

Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi lập hoá đơn, không nhất thiết phải dùng bút bi. Nội dung ghi trên hoá đơn không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không viết bằng mực đỏ, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

4. Câu hỏi: Công ty bách hoá Hoàng Hà có nhiều cửa hàng trực thuộc và sử dụng một loại hoá đơn đặt in. Vậy Công ty chúng tôi phải lập hoá đơn như thế nào để đảm bảo nguyên tắc sử dụng hoá đơn từ số nhỏ đến số lớn?

Trả lời: Theo quy định tại Khoản 1d, Điều 14, Chương III Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì hoá đơn được lập theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn.
Trường hợp Công ty bách hoá Hoàng Hà có nhiều cửa hàng trực thuộc trực tiếp bán hàng cùng sử dụng hình thức hoá đơn đặt in có cùng ký hiệu. Nếu sử dụng hoá đơn theo phương thức phân chia cho từng cửa hàng trong toàn hệ thống thì Công ty phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hoá đơn cho từng cửa hàng trực thuộc. Các cửa hàng trực thuộc phải sử dụng hoá đơn của Công ty bách hoá Hoàng Hà theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hoá đơn được phân chia.

5. Câu hỏi: Khi lập hóa đơn đối với một số trường hợp bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ chúng tôi gặp vướng mắc về tiêu thức ghi ngày tháng năm trên hoá đơn. Đề nghị hướng dẫn cụ thể về thời gian ghi trên hoá đơn nói chung và đối với hoạt động cung cấp điện sinh họat, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình, công trình xay dựng, kinh doanh bất động sản, kinh doanh xăng dầu, hàng hoá xuất khẩu?

Trả lời: Theo quy định tại Khoản 2a, Điều 14, Chương III Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì tiêu thức "Ngày tháng năm" ghi trên hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể được thực hiện như sau.
Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Ngày lập hoá đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh họat, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá 10 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hoá, dịch vụ cung cấp căn cứ thoả thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hìnhvới người mua.

Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hoá đơn cho khối lượng, giá trị hàng hoá, dịch vụ được giao tương ứng.
Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với hàng hoá, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thoả thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.

Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh, cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoánngày lập hoá đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ.

6. Câu hỏi: Công ty TNHH Song Long có một số cửa hàng trực thuộc, khi bán hàng hoá cho các doanh nghiệp, cá nhân. Nhiều trường hợp người mua hàng không có mã số thuế hoặc không cung cấp địa chỉ nên việc lập hoá đơn gặp khó khăn. Đề nghị hướng dẫn cách ghi tên, địa chỉ, mã số thuế trên hoá đơn trong các trường hợp nêu trên?

Trả lời: Theo quy định tại Khoản 2b, Điều 14, Chương III Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì: Việc ghi "Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán", "tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua" phải ghi đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.

Trường hợp Công ty TNHH Song Long có các cửa hàng trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của cửa hàng. Trường hợp cửa hàng trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của Công ty TNHH Song Long.

Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ "người mua không lấy hoá đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế".

Riêng đối với trường hợp nếu cửa hàng trực thuộc của Công ty TNHH Song Long là đơn vị bán lẻ xăng, nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn, cuối ngày cửa hàng phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày.

7. Câu hỏi: Doanh nghiệp A bán 05 loại hàng hoá cho Công ty cổ phần B thì có thể lập chung một hoá đơn không và ghi theo thứ tự nào?
Trả lời: Theo quy định tại Khoản 21, Điều 17, Chương III Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì Doanh nghiệp A có thể lập 01 hoá đơn cho 5 loại hàng hoá để giao cho Công ty cổ phần B. Việc ghi các loại hàng hoá trên hoá đơn theo thứ tự tên hàng hóa bán ra; gạch chéo phần bỏ trống (nếu có).

8. Câu hỏi: Trường hợp giám đốc Công ty đi vắng thì ai có quyền ký thay phần ký tên, đóng dấu trên hoá đơn?
Trả lời: Theo quy định tại Khoản 2d, Điều 14, Chương III Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì: Trường hợp giám đốc Công ty đi vắng không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của giám đốc Công ty cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của Công ty vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

9. Câu hỏi: Ông A có mua hàng của Công ty cổ phần Hoà Bình theo phương thức "mua hàng qua điện thoại" thì tiêu thức "người mua hàng" thực hiện trên hoá đơn như thế nào?
Trả lời: Theo quy định tại Khoản 2đ, Điều 14, Chương III Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì: Trường hợp Ông A mua hàng của Công ty cổ phần Hoà Bình theo phương thức "mua hàng qua điện thoại" thì Ông A không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn. Khi lập hoá đơn tại tiêu thức "người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên", Công ty cổ phần Hoà Bình phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại.

10. Câu hỏi: Công ty XNK Đại Đồng bán hàng thu bằng ngoại tệ "USD" thì ghi hoá đơn như thế nào?
Trả lời: Theo quy định tại Khoản 2e, Điều 14, Chương III Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, trường hợp Công ty XNK Đại Đồng bán hàng thu bằng ngoại tệ "USD" thì phải quy đổi thành Việt Nam Đồng để ghi trên hoá đơn.

Trường hợp Công ty XNK Đại Đồng được bán hàng thu ngoại tệ "đồng USD" theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng "USD", phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ.
Đồng thời ghi trên hoá đơn tỷ giá USD với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hoá đơn.
11. Câu hỏi: Đề nghị cơ quan Thuế cho chúng tôi biết thế nào được coi là sử dụng hoá đơn bất hợp pháp?
Trả lời: Theo quy định tại Điều 20, Chương III Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì sử dụng hoá đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hoá đơn giả, hoá đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.

12. Câu hỏi: Công ty TNHH Bình Minh dùng mẫu hoá đơn của Công ty Xây dựng Đạo Đức để in và sử dụng thì có hợp pháp không?
Trả lời: Công ty TNHH Bình Minh dùng mẫu hoá đơn của Công ty Xây dựng Đạo Đức để in và sử dụng thì bị coi là sử dụng hoá đơn giả. Sử dụng hoá đơn giả là sử dụng hoá đơn bất hợp pháp. Vì vậy, Công ty TNHH Bình Minh sẽ bị xử phạt theo quy định tại Khoản 6, Điều 29 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ của chính phủ.

13. Câu hỏi: Công ty tư nhân Hữu Hà đặt in hoá đơn nhưng chưa thông báo phát hành mà đã sử dụng có được không?
Trả lời: Theo quy định tại Điều 20, Chương III Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính về sử dụng hoá đơn bất hợp pháp. Trường hợp Công ty tư nhân Hữu Hà đặt in hoá đơn nhưng chưa thông báo phát hành mà đã sử dụng thì được coi là sử dụng hoá đơn bất hợp pháp. Công ty tư nhân Hữu Hà bị xử phạt về hành vi lập hoá đơn bất hợp pháp theo quy định tại Khoản 7, Điều 33 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ của chính phủ.

14. Câu hỏi: Công ty tư nhân D bị mất 1 quyển hoá đơn và đã thông báo với cơ quan thuế. Sau đó Công ty tìm thấy và tiếp tục sử dụng quyền hoá đơn đó có được không?
Trả lời: Theo quy định tại Điều 20, Chương III Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính về sử dụng hoá đơn bất hợp pháp. Trường hợp Công ty tư nhân D bị mất 1 quyển hoá đơn và đã thông báo với cơ quan thuế.Sau đó Công ty tìm thấy và tiếp tục sử dụng quyền hoá đơn đó là hành vi sử dụng hoá đơn bất hợp pháp. Công ty tư nhân D bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

15. Câu hỏi: Việc lập khống hoá đơn, mua, bán hoá đơn chưa lập của đơn vị khác để hợp lý hoá chứng từ có bị coi là hoá đơn bất hợp pháp không?
Trả lời: Theo quy định tại Khoản 1, Điều 21, Chương III Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính về sử dụng bất hợp pháp hoá đơn thì: Việc lập khống hoá đơn; cho hoặc bán hoá đơn chưa lập để tổ chức, cá nhân khác lập khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ; cho hoặc bán hoá đơn đã lập để tổ chức, cá nhân khác hạch toán, khai thuế hoặc thanh toán vốn ngân sách; lập hoá đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc; lập hoá đơn sai lệch nội dung giữa các liên; dùng hoá đơn của hàng hoá, dịch vụ này để hợp lý hoá chứng từ, hàng hoá thì bị coi là sử dụng bất hợp pháp hoá đơn.

Theo Bộ Tài Chính
Nguồn: 33 câu hỏi đáp về hoá đơn tự đặt và tự in
Xem thêm:
Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 28 tháng 9 năm 2010
Thông tư của Nghị định 51/2010/NĐ-CP
Quyết định số 2905/QĐ-BTC ngày 09/11/2010 đính chính thông tư 153
Công văn của Bộ Tài chính số 15833/BTC-VP ngày 22/11/2010
Công văn của Bộ Tài chính số 15364/BTC-TCT ngày 12/11/2010
Công văn số 16573/BTC-TCT ngày 6/12/2010